Как подготовиться к командировке

Как подготовиться к командировке

Когда узнаёшь про новую командировку, всегда сначала радуешься, что вырвешься из офиса, познакомишься с новыми людьми… А потом видишь бюджет, понимаешь, что организовывать всё придётся самому, и вот она — старая добрая паника!

Спокойно! Подробно рассказываем, как подготовиться к командировке, на что обратить внимание и о чём стоит помнить, чтобы организация поездки не заняла слишком много сил и времени.

Ольга Каширина
9,3 тыс.
3
5 минут чтения

Одно из главных правил при подготовке к командировке — не откладывать всё на последние дни.

Купи билет на самолёт и забронируй отель заранее

Всё как обычно — чем раньше бронируешь, тем больше вариантов и выгоднее цены. Так ты сможешь отхватить бюджетные билеты на прямой перелёт, подобрать удобный (и интересный) вариант для рейса с пересадкой и выбрать отель в удобном месте по хорошей цене. На что обратить внимание при выборе отеля, подробно расскажем ниже. 

Если затянешь, просто не уложишься в сумму, полетишь максимально неудобным рейсом и жить будешь в посредственном отеле. Оно тебе надо?

Бронируй в одном месте

Удобнее всего бронировать отель и авиаперелёт в одном месте — все документы будут храниться в одном «Личном кабинете» и тебе не придётся прыгать между сайтами для сверки информации и печати документов. Такие услуги не всегда есть в онлайн-сервисах бронирования (на Ostrovok.ru нет), зато есть на B2B.Ostrovok.

B2B.Ostrovok — это тот же сервис, только с дополнительными «плюшками» для корпоративных клиентов. Здесь бронировать отель для командировки дешевле (а значит, можно взять вариант получше), плюс все закрывающие документы в одном отчёте. И да, на B2B.Ostrovok можно одновременно забронировать авиабилеты, отель, арендовать автомобиль, заказать трансфер и даже оформить страховку, — в общем, подготовиться к командировке по полной программе.

Оформи медстраховку для выезда за рубеж

Если компания предоставляет ДМС, скорее всего, медстраховка для выезда за рубеж входит в твой план. Остаётся только уточнить, как её получить, и сделать это. Если от работы медстраховка не положена, тоже ничего страшного, оформишь её онлайн за несколько минут там, где удобно.

Вместе с полисом сразу распечатай подтверждение оплаты — приложишь его к остальным чекам, когда будешь писать отчёт о командировке.

Если командировка заграничная, обязательно проверь срок действия своей визы.

Подай документы на визу

Если думаешь, что виза есть, просто проверь. Не счесть «весёлых» историй про то, как на паспортном контроле оказалось, что виза закончилась вчера.

Когда визу всё-таки нужно оформить, время опять работает на тебя: раньше подашь документы — больше шансов, что всё пройдёт спокойно и без лишних переживаний. Если времени до вылета мало, а визы нет, обсуди с руководством возможность экспресс-подачи документов. Срочная виза дороже, но, возможно, в компании готовы на эти траты.

На что обратить внимание при бронировании отеля

Когда едешь в командировку в первый раз, кажется, что отель — вещь далеко не самая важная: днём будешь пропадать на встречах или семинарах, вечером — посещать неформальные встречи или гулять по новому городу, а переночевать можно и в неудачном отеле. Насколько это мнение ошибочное, поймёшь, когда вернёшься из командировки уставший и невыспавшийся.

Подобрать отель для командировки — пожалуй, самый сложный этап из всей подготовки, поэтому подход у нас будет серьёзный.

Если есть возможность, выбирай номер с включённым завтраком — не придётся с утра пораньше бегать по незнакомому городу в поисках кафе.

Главное, что нужно учесть

1. Бронируй отель рядом с местом проведения основных встреч — так будешь тратить меньше времени на дорогу, а значит, сможешь больше гулять вечером и спать утром.

Если такой возможности нет, при подготовке к командировке ищи отель на полпути между аэропортом/вокзалом и работой, чтобы хотя бы после/перед полётом, когда ты будешь с чемоданами, не тратить много сил и времени на дорогу.

Групповое бронирование

Если в командировку вы летите целой командой, есть смысл бронировать всем вместе. На B2B.Ostrovok это называется групповое бронирование. Работает так: ты отправляешь запрос, когда, куда и сколько человек едет, менеджер бронирует несколько номеров и следит, чтобы все номера были рядом, а каждого сотрудника поселили, куда нужно. Так вы сможете сэкономить, а в лучшем случае ещё и получите дополнительные услуги, например «Ранний заезд / Поздний выезд» или апгрейд номера — это зависит от политики отеля.

2. Выбирай тариф с завтраками. Кто знает, сколько времени будет идти встреча и получится ли вырваться на обед. Чтобы пережить сложный рабочий день, надо хорошо подкрепиться утром, и это легче всего сделать в отеле. Опять же сэкономишь время на поиске кафе и поспишь подольше.

3. Если прилетаешь рано утром и/или улетаешь поздно вечером, узнай, есть ли в отеле возможность раннего заезда и позднего выезда. За услугу, скорее всего, придётся доплатить, но это всё равно будет дешевле, чем бронировать дополнительные сутки.

Лучше всего забронировать отель недалеко от бизнес-центра или офиса, где будут проходить встречи.

4. При оплате отеля на месте можно сразу прямо там забрать закрывающие документы.

5. Узнай, сколько будет стоить трансфер в/из отеля. Если вас несколько человек, трансфер может оказаться дешевле, чем такси или стоимость билетов на общественный транспорт в сумме. Бывает, что трансфер отель предоставляет бесплатно (или бесплатно можно получить такой апгрейд при групповом бронировании).

6. Если бронируешь авто, заранее подумай, где будешь парковаться — поищи подходящие площадки рядом с местом работы, при бронировании отеля уточни в комментариях к заказу или сообщи службе поддержки, что тебе понадобится парковка.

7. Уточни, есть ли сейф в номере. Будет обидно остаться в поездке без айпада или ноутбука со всеми рабочими данными.

Если рассчитываешь на компенсацию за транспорт, телефонные разговоры, деловые обеды — не выбрасывай чеки.

Не забывай о документации

Главное правило любых командировок — никогда (никогда!) не выкидывай чеки, если рассчитываешь на компенсацию. Собирай всё, что сможешь: чеки за оплату метро и такси, счета в ресторане за ужин с партнёрами, квитанции за покупку транспортной карты и всё остальное.

Заведи две папки для документов — офлайн и онлайн

Да, кажется, что в заднем кармане сумки с чеками ничего не случится, но почему-то всегда случается! Проблема решается легко — отдельной папкой, куда будешь складывать все бумажки. То же самое касается онлайн-покупок. Если не хочешь переворачивать всю почту в поисках подтверждений, скачивай их сразу и сохраняй в одном месте.

Теперь о закрывающих документах. Чтобы получить их при бронировании на Ostrovok.ru, необходимо отправить соответствующий запрос в службу поддержки. Это несложно, но подготовка может занять некоторое время. Если ты бронируешь на B2B.Ostrovok, ты сможешь скачать документы из своего «Личного кабинета» в любой удобный момент.

Что взять с собой

  • Два телефона. Это решает сразу несколько проблем: ты всегда на связи, можешь посмотреть карту города и метро, не боясь, что телефон быстрее сядет, и самое главное — если вытащат один (тьфу-тьфу-тьфу), у тебя останется второй.

На любой из телефонов (а лучше на оба) скачай приложения для тайм-менеджмента в поездке: местное приложение метро и такси, для отслеживания авиарейсов и отправки поездов.

Захвати в поездку портативный роутер, чтобы не остаться без интернета в самый ответственный момент.

  • Портативный роутер. Звучит странно, согласны, но на встречах бывает всякое, иногда техника даёт сбой, так что лучше предвидеть возможные риски.
  • Рабочий пропуск, билеты на мероприятие, куда ты едешь.
  • Ксерокопии паспорта, медстраховки, пропуска, водительских прав.
  • Аптечку.

Да, сначала это всё кажется бесконечными сложностями, но поверь, после третьей-пятой поездки ты будешь уже тёртым калачом, а вопрос, как всё-таки правильно подготовиться к командировке, будет нервировать гораздо меньше. Да и сам процесс уже не займёт столько сил и времени. В любом случае всегда можешь вернуться к нашей инструкции и проверить, не забыл ли ты про какой-нибудь из пунктов.

Подпишись на горячие новинки блога!
Подпишись на обновления блога, и мы откроем для тебя целый мир вдохновляющих путешествий, тревел-лайфхаков и небанальных направлений на все случаи и для любых компаний.
Посмотреть на эти чудесные письма
Электронная почта
Ошибка на сервере. Не удалось отправить ваши данные. Пожалуйста, попробуйте еще раз!
Спасибо
Мы уже отправили вам письмо. Проверьте, пожалуйста!
Тэги: инструкции, командировка
В начало статьи
9,3 тыс.
3
5 минут чтения
Поделитесь с друзьями Поделиться Поделиться